In der Prozessoptimierung, konkret im lean management, gibt es viele Herausforderungen. Beim Umsetzen von Veränderungsprozessen sind die 5 häufigsten Probleme:

• Der Jobverlust oder die Angst vor Stellenabbau
• Keine Akzeptanz und fehlende Zustimmung
• Rückfall in alte und bekannte Gewohnheiten
• Zu viele ToDos und Projekte
• Zu viele Kennzahlen

Jobverlust oder die Angst vor Stellenabbau

Viele Mitarbeiter sehen in Prozessoptimierung und vor allem im lean management ein Mittel der Geschäftsführung in der Firma Stellen abzubauen. Unabhängig davon, ob es stimmt. Die Ängste existieren und diese Angst muss die Unternehmensleitung direkt ansprechen. Den Worten müssen natürlich auch Taten folgen. Freie Kapazitäten durch effizientere Prozesse werden neu organisiert. Mitarbeitende erhalten neue und sinnvolle Aufgaben. Verlassen Mitarbeiter Ihr Unternehmen, können diese Aufgaben dann wiederum übernommen werden. Neueinstellungen sind nicht zwingend nötig.

Keine Akzeptanz und fehlende Zustimmung

Nur die Wenigsten mögen Veränderungen. Damit die Zustimmung für Veränderung steigt, achten Sie darauf, dass die richtigen Kennzahlen und Anreize implementiert sind und die richtigen Mitarbeitenden in Ihre Projekte eingebunden werden. Ihre Kennzahlen und Anreize sollen die richtige Denkweise und Veränderungen fördern und unterstützen. Oft basieren Kennzahlen auf Stückzahlen in der Produktion oder auf Umsatz im Vertrieb. Sinnvoller wäre als Basis der Prozentsatz von fehlerfrei produzierten Teilen oder der prozentuale Anteil von Sonderlösungen, je nach Firmenstrategie.

Rückfall in alte und bekannte Gewohnheiten

Jeder nimmt gern den einfachsten Weg oder den Weg des geringsten Widerstands. Stellen Sie also sicher, dass der neue Weg einfacher ist. Wenn das neue Verfahren schwerer ist und den Mitarbeitenden mehr verlangt, dann hat er keine Zukunft. Ihre Mitarbeitenden sollten den verbesserten Prozess lieben, weil er selbst mit entworfen wurde, einfacher ist und vor allem benutzerfreundlicher ist.

Zu viele ToDos und Projekte

In den meisten Firmen ist Personalmangel der Standard. Überlastung ist an der Tagesordnung und die eigentliche Arbeit wird oft genug geschoben. Zusätzlich sind zu viele Projekte angeschoben und die Kapazitäten sind nicht vorhanden. Das Problem ist, das keine Zeit noch Ressourcen für neue Projekte zur Verfügung stehen. Um das zu korrigieren, listen Sie alle aktuell laufenden Projekte auf. Gleichen Sie sie mit den Unternehmenszielen und Ihren Strategien ab. Sie werden selbst erkennen, welche Projekte priorisiert, gestoppt oder verschoben werden können. Damit reduzieren Sie die Anzahl der Projekte wesentlich.

Zu viele Kennzahlen

Viele Manager unterliegen der Versuchung „alles“ zu überwachen. Die Liste mit Kennzahlen wächst mit der Frustration der Mitarbeitenden. Um das zu vermeiden, überlegen Sie welche Kennzahl sie benötigen und warum. Sie prüfen also wie die Kennzahlen Ihre Anforderungen abbilden. Beschränken Sie sich auf die Wichtigsten. Stellen Sie sich die Panik vor, wenn Sie im Flugzeug jeden Fehler angezeigt bekommen, den die Piloten gemeldet bekommen. Sie müssen nicht alles wissen und messen, sondern nur das, was Sie priorisieren.

Fazit:

Gehen Sie die Probleme direkt an. Die Unternehmensleitung muss aktiv Ihre Zustimmung zu den Veränderungsprojekten zeigen und vor allem den Worten Taten folgen lassen.

Wichtig:

Es ist Aufgabe der Führungskräfte Prozessoptimierung zur Routine werden zu lassen.